Geschäftsbeziehungen mit dem Büro der Vereinten Nationen in Wien
Die Beschaffung von Waren und die Bereitstellung von Dienstleistungen für das Büro der Vereinten Nationen in Wien (UNOV), das Büro der Vereinten Nationen für Drogen- und Verbrechensbekämpfung (UNODC), das Büro für Weltraumfragen (UNOOSA) und die anderen in Wien ansässigen Einheiten des Sekretariats der Vereinten Nationen werden von der Einheit Beschaffungswesen des UNOV abgewickelt.
Bei den zu beschaffenden Warengruppen handelt es sich vorwiegend um Computerausrüstung, Computersoftware und -zubehör, Möbel, Kommunikationsausrüstung, Büroausstattung und -zubehör, Sicherheitsausrüstung und -kleidung sowie Papierprodukte.
Die bereitzustellenden Dienstleistungen umfassen Softwareunterstützung, Telekommunikationsdienste, Druckereidienste, Postdienste, Wartung von Geräten, Leasing von Druck- und Photokopiergeräten, Übersetzungsdienste sowie Computer- und Managementtraining.
Die Verträge werden auf der Grundlage von Qualität und Kostenfaktor vergeben, bezogen auf den gesamten Produktlebenszyklus bzw. die Dienstleistungen, einschließlich Flexibilität bei Sonderwünschen, technische Kompatibilität, Einhaltung von Lieferfristen, Möglichkeit einer Wartung vor Ort und Verfügbarkeit von Ersatzteilen.
Anbieterregistrierung
Das Sekretariat der Vereinten Nationen hat den Anspruch, eine möglichst umfangreiche und diversifizierte Datenbank von Anbietern aus allen Mitgliedstaaten zu führen. Interessierte Anbieter sollten sich auf der entsprechenden Website der Vereinten Nationen, dem United Nations Global Marketplace ( http://www.ungm.org) eintragen, dem einzigen Portal des Systems der Vereinten Nationen für Anbieterregistrierung.
Registrierungsbedingungen für die Geschäftsbedingungen mit dem Sekretariat der Vereinten Nationen finden Sie unter: https://www.un.org/Depts/ptd/vendors/vendor-registration-0
Ausschreibungsverfahren
Einer der Grundsätze des Beschaffungsprozesses der Vereinten Nationen ist es, im Interesse der Organisation kosten- und qualitätsbewusst zu handeln. Angebote und Kostenvoranschläge werden im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens eingeholt. Das Sekretariat bietet drei Arten von Bewerbungsunterlagen an, die zu einer Bewerbung an einer Ausschreibung berechtigen. Während alle drei unten angeführten Unterlagen die entsprechenden Informationen für ein geeignetes Angebot enthalten, so unterscheiden sie sich im Hinblick auf die Art der nachgefragten Ware/Leistung beziehungsweise bezüglich des geschätzten Geldwertes.
- Preisanfrage (RFQ): Eine informelle Aufforderung, ein Angebot für Anforderungen von relativ niedrigem Beschaffungswert abzugeben. Es werden Preise und andere Geschäftsbedingungen angefragt, und gewöhnlich erhält der niedrigste Bieter, der den Anforderungen entspricht, den Zuschlag.
- Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP): Eine formelle Aufforderung, ein Angebot für Anforderungen abzugeben, die einen Beschaffungswert über dem Schwellenwert der Preisanfrage haben, aber zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht vollständig definiert sind und die Expertise und Innovationsfähigkeit des Angebotslegers gefragt ist, um den Anforderungen der Ausschreibung besser gerecht zu werden. Der Preis ist nur einer der Faktoren unter den Bewertungskriterien, die vor der Veröffentlichung der Aufforderung zur Angebotsabgabe festgelegt werden. Es wird ein System mit zwei Kuverts verwendet, in dem die technische Bewertung bereits vor der Begutachtung der kommerziellen Angebote, welche den Kriterien entsprechen, abgeschlossen ist. Den Zuschlag erhält jenes Angebot, das inhaltlich den in den Ausschreibungsdokumenten festgelegten Anforderungen entspricht und das für die Vereinten Nationen am günstigsten ist.
- Ausschreibungsaufforderung (ITB): Eine formelle Aufforderung, ein Angebot zu legen, bei der die Anforderungen gewöhnlich bereits klar und eindeutig formuliert sind und einen Beschaffungswert über dem Schwellenwert der Preisanfrage haben. Vergabeempfehlungen gründen sich auf das niedrigste Angebot, das den Anforderungen entspricht.
Interessensbekundung
Ersuchen um Interessensbekundung ("expression of interest" EOI) werden in regelmäßigen Abständen auf der Website des Beschaffungsdienstes der Vereinten Nationen und auf dem United Nations Global Marketplace (UNGM) veröffentlicht, um interessierte Anbieter darüber in Kenntnis zu setzen, dass bestimmte Produkte und Dienstleistungen in Kürze nachgefragt werden könnten. Zusätzlich bietet der United Nations Global Marketplace auch das Service automatischer Benachrichtigungen über Interessensbekundungen an. Nähere Informationen über dieses Service finden sich auf der Website des UNGM.
Ein Ersuchen um Interessensbekundung stellt noch keine Ausschreibung dar. Die Vereinten Nationen behalten sich das Recht vor, zu jeder Zeit des Interessensbekundungsprozesses und/ oder des Ausschreibungsprozesses die gewünschte Leistung zu ändern oder zu stornieren. Eine Antwort auf eine EOI ist nicht automatisch eine Garantie dafür, dass die Firma im Ausschreibungsprozess berücksichtigt wird. Nur potentielle Verkäufer, die antworten und auch nach Abschluss einer objektiven Evaluierung ihres Antrags für qualifiziert gehalten werden, erhalten das endgültige Ausschreibungsdokument.
Kontaktadresse
Procurement Unit
United Nations Office at Vienna
PO Box 500
1400 Vienna
Austria