التعامل التجاري مع مكتب الأمم المتحدة في فيينا
يقوم قسم المشتريات في مكتب الأمم المتحدة في فيينا باشتراء السلع والخدمات لمكتب الأمم المتحدة في فيينا، ومكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة، ومكتب شؤون الفضاء الخارجي، وكيانات الأمانة العامة الأخرى الموجودة في فيينا.
وفئات المشتريات الرئيسية من السلع تشمل الأجهزة والبرمجيات واللوازم الحاسوبية والأثاث وأجهزة الاتصالات والمعدات واللوازم المكتبية ومعدات وملابس الأمن والمنتجات الورقية.
وتشمل فئات المشتريات الرئيسية من الخدمات دعم البرمجيات وخدمات الاتصالات وخدمات الطباعة وخدمات البريد وصيانة الأجهزة وإيجار آلات الاستنساخ وخدمات الترجمة التحريرية والتدريب الحاسوبي والإداري.
وتُمنح العقود على أساس القيمة النقدية الأفضل بحسب تكاليف دورة العمر الإجمالية، بما في ذلك مدى الاستجابة للمواصفات المطلوبة والمقبولية التقنية والالتزام بالمواعيد المحددة للاستلام والقدرة على توفير خدمات الصيانة محليا وتوافر قطع الغيار لذلك.
متطلبات التسجيل
تقضي سياسة الأمانة العامة للأمم المتحدة بأن تكون لديها قاعدة بيانات واسعة ومتنوعة بقدر الإمكان تشمل موردين من جميع الدول الأعضاء. وينبغي للموردين المهتمين أن يقوموا بتسجيل أسمائهم في موقع السوق العالمي للأمم المتحدة، الذي يمثل مدخل المشتريات الوحيد لمنظومة الأمم المتحدة.
وينبغي للبائعين التسجيل في قسم التسجيل واختيار مستوى النشاط التجاري الذي يودون المشاركة فيه باعتباره أنسب نشاط لقدرتهم وإمكاناتهم المالية ونطاق أعمالهم واستراتيجيتهم التجارية.
ويجب على البائعين، في إطار التسجيل، تشفير منتجاتهم و/أو خدماتهم بنظام التشفير المشترك للأمم المتحدة، الذي تستخدمه الأمانة العامة في البحث عن موردين من أجل فرص العروض. وستُقيَّم الطلبات وسيُخطَر جميع مقدميها بالنتيجة عن طريق موقع السوق العالمي للأمم المتحدة. وتجدر الإشارة إلى مجانية التسجيل.
العروض التنافسية
يدعو أحد المبادئ التأسيسية لممارسة الاشتراء في الأمم المتحدة إلى تحقيق أفضل قيمة نقدية للمنظمة. فيجري الحصول على العروض والاقتراحات عن طريق عملية تنافسية. وتُصدر الأمانة العامة ثلاثة أنواع من الوثائق لالتماس العروض لتلبية متطلب الاشتراء. وعلى الرغم من أن كل وثيقة من أنواع الوثائق المشار إليها أدناه تحتوي على المعلومات الضرورية لتقديم عرض مناسب، فإنها تتفاوت حسب طبيعة المتطلب والقيمة النقدية التقديرية. وجميع وثائق الالتماس تنص عادة على أوصاف ذات طابع عام.
- يمثل طلب التسعير دعوة غير رسمية لتقديم سعر أدنى من قيمة شرائية معينة. وتُطلب أسعار وشروط تجارية، ويُرسى عادة العرض الأدنى سعرا الممتثل تقنيا.
- التماس العرض هو التماس رسمي من أجل تقديم عرض مقابل متطلبات أعلى من القيمة الأدنى للمشتريات ولكنها غير قابلة للتحديد تماما في وقت الالتماس، الذي يُسعى فيه إلى خبرات ابتكارية ومحددة لمقدم العرض لتلبية متطلب الاشتراء بشكل أفضل. وليس السعر سوى عامل واحد من عدة عوامل تشمل معايير التقييم، التي تُحدَّد قبل إصدار طلب العروض. ويُستخدم نظام مظروفين، مع إنجاز التقييم التقني قبل فتح باب تقديم العروض التجارية لاقتراحات ممتثلة تقنيا. ويُرسى العرض الذي يتسق أساسا مع المتطلبات المحددة في وثائق الالتماس، والذي يُقيَّم بكونه يمثل أفضل قيمة للأمم المتحدة.
- الدعوة إلى تقديم عرض هي دعوة رسمية لتقديم عرض معين، وتُقرَن عادة بمتطلبات محددة تحديدا واضحا أو دقيقا، وتكون أعلى من حد أدنى لقيمة الاشتراء. ويكون السعر عادة العامل الحاسم الوحيد في إرساء العرض. وفي حالة استيفاء جميع المعايير التقنية، يُرسى العرض الأدنى.
الإعراب عن الاهتمام
تُنشر دوريا طلبات للإعراب عن الاهتمام على موقع مكتب الأمم المتحدة في فيينا وموقع السوق العالمي للأمم المتحدة على الويب، وتتاح الفرصة للشركات الراغبة للحصول على معلومات عن المنتجات والخدمات ذات الصلة، التي يمكن التماسها عما قريب. يضاف إلى ذلك أن موقع السوق العالمي للأمم المتحدة يتيح خدمة لإرسال خطابات الإعراب عن الاهتمام أوتوماتياً.
وينبغي للشركات أو المنظمات المهتمة إرسال خطاباتها للإعراب عن الاهتمام فورا للموظف المعني بالاشتراء، مع تحديد الرقم المرجعي والموضوع ورقم تسجيل البائع وتفاصيل الاتصال الكاملة.
وليست طلبات الإعراب عن الاهتمام التماساً. وتحتفظ الأمم المتحدة بالحق في تغيير أو إلغاء المتطلب في أيّ وقت خلال الإعراب عن الاهتمام و/أو خلال عملية الالتماس. وتقديم رد على الإعراب عن الاهتمام لا يضمن تلقائيا أن الشركة المتقدمة سيُنظَر في عرضها لاستلام الالتماس عند إصداره. فلن يستلم وثيقة الالتماس النهائية سوى البائعين المحتملين الذين يستجيبون ويُعتبَرون مؤهلين بعد إكمال تقييم موضوعي لطلبهم بصفتهم بائعين.
الاتصال
Procurement Section
United Nations Office at Vienna
PO Box 500
1400 Vienna
Austria