Lignes directrices concernant le programme de stages de l'Office des Nations Unies à Vienne et de l'Office des Nations Unies contre la drogue et le crime

L'Office des Nations Unies à Vienne (ONUV) et l'Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) acceptent des stagiaires non rémunérés, de manière ponctuelle. Ce programme a un triple objectif:

Offrir à des étudiants de diverses nationalités qui sont inscrits dans l'enseignement supérieur une structure leur permettant d'être rattachés temporairement à l'ONUV ou à l'ONUDC;
Faire connaître à des étudiants le travail de l'ONU et enrichir leur expérience théorique par un travail pratique dans une organisation internationale;
Permettre à l'ONUV et à l'ONUDC de disposer, de manière temporaire, de l'aide d'étudiants de l'enseignement supérieur qualifiés et motivés.

On trouvera ci-dessous des lignes directrices relatives aux stages à l'ONUV, au siège de l'ONUDC et dans les bureaux de l'ONUDC sur le terrain. Les étudiants souhaitant effectuer des stages dans d'autres bureaux de l'ONU devraient contacter ces bureaux directement, car leurs programmes de stage sont administrés séparément.

Conditions à remplir

Les candidats ne peuvent être acceptés que s'ils remplissent l'une des deux conditions suivantes:

Être titulaire d'un diplôme du niveau de la licence (ou équivalent) et, au moment du stage, être inscrit à un programme d'enseignement supérieur (préparation de la maîtrise ou du doctorat);
Si le candidat étudie dans un pays dont le système d'enseignement n'est pas structuré autour de l'obtention d'une licence, avoir effectué au moins trois années d'études supérieures à plein temps dans une université ou une institution équivalente, en vue de l'obtention d'un diplôme.

Les étudiants qui n'ont pas suivi au moins trois années d'études à plein temps et les titulaires d'une maîtrise ou d'un doctorat qui ont terminé leurs études ne peuvent pas participer au programme de stage. Les étudiants qui ont terminé des études théoriques et doivent, dans le cadre d'une formation du niveau de la maîtrise au moins, effectuer un stage avant d'obtenir leur diplôme final (par exemple, le Referendariat, en Allemagne) pourront être acceptés.

Conformément à la disposition 104.10 du Règlement du personnel, "Emploi de fonctionnaires de la même famille", les enfants et les frères et sœurs de fonctionnaires de l'ONUV/ONUDC ne peuvent pas faire de stage à l'ONUV/ONUDC.

Langues exigées

Les candidats doivent avoir une excellente connaissance d'au moins l'une des langues de travail de l'Organisation des Nations Unies (anglais et français). La connaissance d'autres langues officielles de l'Organisation (arabe, chinois, espagnol et russe) est un atout.

Domaines d'étude

Les candidats peuvent suivre des études dans les domaines suivants: sciences sociales et politiques, psychologie, économie, journalisme, finance, informatique, comptabilité, administration des affaires, relations internationales et droit international.

Durée des stages

Un stage dure normalement deux mois. Il peut être prolongé de deux mois supplémentaires, voire, dans des cas exceptionnels, atteindre la durée maximale, soit six mois.

Normalement, un stage se fait à temps plein. Les stagiaires doivent travailler cinq jours par semaine dans la Division qui les a choisis, sous la supervision d'un fonctionnaire expérimenté.

Les candidatures soumises pour des périodes plus courtes ou plus longues ne seront pas examinées.

Assurance maladie

Les stagiaires doivent apporter la preuve qu'ils ont une couverture médicale valide en Autriche, pendant la durée de leur stage. L'ONUV/ONUDC ne prend pas en charge l'assurance maladie des stagiaires et elle décline toute responsabilité en cas de blessure ou de maladie pendant la période de stage.

Dépenses

Les stagiaires ne sont pas rémunérés par l'Organisation. Les frais de voyage, de visa, de logement et de subsistance sont à la charge des stagiaires ou des établissements qui les parrainent, à qui il incombe aussi de prendre les dispositions pratiques voulues.

Les stagiaires ne reçoivent ni salaire ni émoluments de l'Organisation des Nations Unies.

Responsabilités et obligations du bureau d'affectation et du supérieur hiérarchique

Le bureau d'affectation doit créer un climat de travail permettant au stagiaire d'acquérir des connaissances et de progresser sur le plan professionnel. Le supérieur hiérarchique du stagiaire devra:

Veiller à ce que les tâches confiées au stagiaire correspondent à son domaine d'étude, présentent un réel intérêt, pour le stagiaire comme pour le service, soient d'un niveau de difficulté adéquat et suffisamment variées compte tenu de la longueur du stage;
Définir les tâches confiées au stagiaire et, lorsque c'est possible, les expliquer entièrement au stagiaire avant le début du stage. Un mandat décrivant les tâches et les responsabilités du stagiaire devra être préparé;
Veiller à ce que, pendant la durée du stage, le stagiaire dispose d'une table de travail, d'un téléphone et d'un ordinateur. La Section de l'appui général doit approuver l'allocation des locaux destinés au stagiaire avant que la demande de stage ne soit approuvée. Si aucun bureau n'est disponible et que le service souhaite néanmoins recruter un stagiaire, le superviseur devra partager son bureau avec le stagiaire;
Demander les meubles nécessaires par l'intermédiaire de la Section de l'appui général et du matériel informatique sur le portail Lotus Notes (ITS Services/New Account Request);
Garder à l'esprit qu'il ne faut pas utiliser le stage pour obtenir des services d'appui. Le stagiaire est placé dans un service pour acquérir une expertise dans un domaine fondamental (son domaine d'études);
Suivre le stagiaire pendant toute la durée de son stage de façon à lui confier des tâches motivantes et ciblées.

Demande d'indemnisation présentée par des tiers, privilèges et immunités

L'Organisation des Nations Unies décline toute responsabilité en cas de demande d'indemnisation émanant de tiers lorsque la perte ou la détérioration de biens leur appartenant ou un décès ou un dommage corporel ont été causés, par action ou par omission, par un stagiaire, pendant son stage.

En outre, l'Organisation des Nations Unies décline toute responsabilité en ce qui concerne l'indemnisation en cas de détérioration de biens des stagiaires ou en cas de maladie ou de décès des stagiaires liés à leur travail au service de l'Organisation pendant la période de stage, ainsi qu'en cas de dommages corporels subis par les stagiaires dans les mêmes circonstances.

Les stagiaires n'étant pas membres du personnel, ils ne bénéficient pas des privilèges et immunités octroyés par le pays hôte au personnel de l'ONUV/ONUDC. Les stagiaires ne doivent pas être engagés à la place des fonctionnaires ni être recrutés à des postes approuvés au titre de l'exécution d'activités et programmes décidés par des organes délibérants. Les stagiaires ne sont pas habilités à représenter l'Organisation des Nations Unies à titre officiel.

Sélection, administration et conditions

Sélection

Si un service souhaite accueillir un stagiaire, il doit l'indiquer en remplissant le mandat en ligne, sur la candidature, au moins quatre semaines avant la date proposée pour le début du stage, et recommander le recrutement. Toutes les candidatures sont d'abord évaluées par le Coordonnateur des stages, en fonction des qualifications et de l'expérience des candidats.

Le bureau d'affectation peut se mettre en rapport avec un candidat pour déterminer sa disponibilité ou mener un entretien informel.

Le Coordonnateur des stages approuve les stagiaires. Il (ou elle) est le seul fonctionnaire à pouvoir proposer un stage à un candidat. Celui-ci doit alors donner son accord. L'acceptation est ensuite notifiée au service recevant le stagiaire et des dispositions seront prises pour que le stagiaire puisse pénétrer dans le Centre international de Vienne (CIV).

Administration

Début du stage

Les stagiaires seront priés de se mettre en rapport avec le Coordonnateur des stages au début de leur première journée de stage pour accomplir les formalités nécessaires, à savoir: signer une renonciation, prouver qu'ils sont assurés et obtenir une carte d'identité ONU.

Lieu et horaires de travail

Pendant son stage, le stagiaire travaille dans les locaux de bureau qui lui sont assignés, à moins qu'il ne soit autorisé à travailler ailleurs. Il effectue ses tâches pendant les horaires de travail convenus avec le service qui l'accueille. En cas de maladie ou de circonstances l'empêchant de respecter ces horaires, il fournit une notification écrite.

Visa

Les stagiaires doivent obtenir eux-mêmes les visas requis et se conformer aux réglementations et lois locales concernant l'enregistrement à la police.

Utilisation de la Bibliothèque des Nations Unies

Les bureaux d'affectation doivent faire le nécessaire pour que les stagiaires aient accès à la Bibliothèque de l'Organisation des Nations Unies. (Pour plus de renseignements, contacter la Bibliothèque des Nations Unies par téléphone (poste 3210) ou par courriel (Vienna.Library@unvienna.org).

Conditions

Conduite

Les stagiaires doivent se conduire à tout moment de manière compatible avec leurs responsabilités de membres temporaires du personnel de l'ONUV/ONUDC, c'est-à-dire respecter les normes de conduite des fonctionnaires internationaux.

Les stagiaires respectent l'impartialité et l'indépendance de l'Organisation et du département ou bureau d'affectation et ne sollicitent ni n'acceptent d'instructions d'aucun gouvernement ni d'aucune autorité extérieure à l'Organisation dans l'accomplissement des tâches qui leur sont confiées dans le cadre de l'accord de stage.

Les stagiaires ne doivent jamais, à moins d'y être autorisés par le fonctionnaire dûment habilité du département ou bureau d'affectation, communiquer aux médias, à une institution, une personne, un gouvernement ou une entité extérieure à l'Organisation, quels qu'ils soient, un renseignement dont ils ont eu connaissance du fait de leur association avec l'Organisation ou le département ou bureau d'affectation et dont ils savent ou sont réputés savoir qu'il n'a pas été rendu public. Ils ne peuvent utiliser ces renseignements sans l'autorisation écrite du fonctionnaire compétent et ne doivent jamais les exploiter dans leur intérêt propre. L'achèvement de la période de stage ne les dégage pas de ces obligations.

Confidentialité

Les stagiaires sont tenus de respecter le caractère confidentiel de toutes les informations non publiées dont ils prennent connaissance durant leur stage et ils ne peuvent utiliser ces informations pour publier des rapports ou des documents à moins que l'ONUV/ONUDC ne les y autorise expressément.

Les stagiaires fournissent aux départements et bureaux d'affectation un exemplaire de tous les documents établis par eux durant le stage. L'Organisation possède tous les droits de propriété, notamment, mais non exclusivement, les brevets, droits d'auteur et marques, en ce qui concerne les documents se rapportant directement aux services fournis durant le stage ou résultant desdits services. Sur la demande de l'Organisation, les stagiaires font le nécessaire pour s'assurer ces droits de propriété et les transférer à l'Organisation conformément aux règles du droit applicable.

Emploi de stagiaires

Les stagiaires ne sont pas admis à postuler ni ne peuvent être engagés à un poste du Secrétariat pendant les six mois suivant la fin de leur stage.

Rapports

À la fin du stage, le supérieur hiérarchique du stagiaire établit une évaluation écrite du comportement professionnel du stagiaire et organise une réunion avec lui pour lui donner des conseils constructifs. Le stagiaire doit alors remplir un questionnaire sur son expérience.